Formalności na odległość. Poradnik nie tylko dla emigranta
Wielu Polaków mieszkających zagranicą ma różne sprawy do załatwienia w Polsce, w tym chciałoby załatwić formalności na odległość. Począwszy od administrowania majątkiem, poprzez sprzedaż lub nabycie majątku w Polsce, aż do spraw spadkowych, administracyjnych, podatkowych, czy karnych. W każdej z tych spraw, znaczną część formalności można załatwić z zagranicy, w tym – można ustanowić w Polsce pełnomocnika. W zależności od rodzaju sprawy lub stopnia jej skomplikowania – może to być pełnomocnik niezawodowy (np. członek rodziny) lub pełnomocnik zawodowy (adwokat, radca prawny).
W globalizującym się świecie, załatwianie formalności w Polsce na odległość stało się wręcz standardem postępowania. Pełnomocnik zawodowy do załatwienia formalności w Polsce jest rozwiązaniem mniej kosztownym niż koszty podróży, a pozwala jednocześnie uniknąć kosztów popełnionych błędów.
Pełnomocnik do administrowania majątkiem w Polsce
Potrzeba posiadania pełnomocnika do administrowania majątkiem w Polsce wiąże się najczęściej z posiadaniem w Polsce nieruchomości, w szczególności nieruchomości przeznaczonych na najem oraz nieruchomości inwestycyjnych. Zakres pełnomocnictwa powinien więc obejmować zarówno podpisywanie umów najmu, dokonywanie czynności urzędowych oraz rozliczenia podatkowe.
Pełnomocnictwo do czynności ogólnego zarządu majątkiem wymaga zwykłej formy pisemnej. W celu wyeliminowania wątpliwości co do faktu udzielenia pełnomocnictwa można rozważyć jego udzielenie w formie aktu notarialnego lub z podpisem notarialnie poświadczonym.
Formalności związane z posiadaniem w Polsce majątku można więc z powodzeniem załatwiać na odległość. Zawieranie umów najmu, rozwiązywanie ich, windykowanie należności i rozliczanie się z urzędem skarbowym nie wymagają osobistej fatygi i obecności w kraju. Wszystkich tych czynności może bowiem za emigranta dokonać pełnomocnik.
Pełnomocnik do zakupu lub sprzedaży nieruchomości
Pełnomocnictwo do zakupu lub sprzedaży nieruchomości w Polsce wymaga formy aktu notarialnego. Przy czym, pełnomocnictwo udzielane zagranicą podlega prawu państwa, w którym pełnomocnictwo jest udzielane. Oznacza to, że jeżeli w danym systemie prawnym nie jest wymagana forma aktu notarialnego do udzielenia pełnomocnictwa – wystarczy zachowanie miejscowej formy pełnomocnictwa.
W przypadku Polaków mieszkających w USA będzie to pełnomocnictwo pisemne, które będzie musiało zostać zalegalizowane (opatrzone apostille).
Ze względu na formę pisemną, treść pełnomocnictwa do sprzedaży lub zakupu nieruchomości w Polsce, powinna zostać uzgodniona z prawnikiem (adwokatem, radcą prawnym) lub notariuszem. Braki pełnomocnictwa mogą bowiem skutkować odmową dokonania czynności notarialnej przez notariusza lub też wadą aktu notarialnego obejmującego sprzedaż lub nabycie nieruchomości w Polsce.
Polacy mieszkający zagranicą od wielu lat lub w kolejnym pokoleniu powinni zwrócić uwagę na ograniczenia związane z nabywaniem nieruchomości w Polsce przez cudzoziemców. W przypadku posiadania obywatelstwa polskiego – ograniczenia te ich nie dotyczą. Tym niemniej, może się okazać konieczne przeprowadzenie postępowania o potwierdzenie polskiego obywatelstwa. Postępowanie o potwierdzenie polskiego obywatelstwa trwa od około miesiąca do trzech miesięcy.
Polacy, którzy zrzekli się polskiego obywatelstwa, a zamierzają nabyć nieruchomość w Polsce, mogą uzyskać zgodę Ministra Spraw Wewnętrznych na takie nabycie. Postępowanie to wydłuża jednak procedurę nabycia o ok. 6 do 12 miesięcy.
Ze sprzedażą lub nabyciem nieruchomości wiąże się również kwestia załatwienia formalności urzędowych. Pozyskanie niezbędnych dokumentów (np. zaświadczenia o braku osób zameldowanych w lokalu), rozliczenie podatkowe dochodu ze sprzedaży nieruchomości czy zgłoszenie nabytej nieruchomości do opodatkowania podatkiem do nieruchomości – również wszystkie te formalności można załatwić na odległość, posiłkując się pomocą pełnomocnika.
Zakup nieruchomości inwestycyjnej w Polsce
Pełnomocnictwo do zakupu nieruchomości inwestycyjnej w Polsce podlega takim samym zasadom, jak opisane w punkcie powyżej.
Zakup nieruchomości inwestycyjnej w Polsce powinien być jednak oceniony pod względem podatkowym. Mianowicie, niektóre inwestycje wymagać będą zarejestrowania działalności gospodarczej w Polsce z konsekwencjami w postaci np. konieczności uiszczania składek ZUS czy zarejestrowania się, jako podatnik podatku od towarów i usług. Należy również rozważyć kwestię ewentualnego podwójnego opodatkowania w Polsce oraz kraju stałej rezydencji Polaka. Podatki i ciężary publicznoprawne mogą przy tym istotnie wpłynąć na opłacalność zakupu nieruchomości inwestycyjnych.
Wszystkich formalności można dopełnić na odległość – przez pełnomocnika, w tym można powołać pełnomocnika działalności gospodarczej. Korzystając z pomocy zawodowego pełnomocnika warto również ustalić z nim zakres współpracy, tak aby poza samym nabyciem nieruchomości inwestycyjnej, pełnomocnik załatwił wszystkie dodatkowe formalności urzędowe.
Pełnomocnik do administrowania majątkiem w Polsce
Potrzeba posiadania pełnomocnika do administrowania majątkiem w Polsce wiąże się najczęściej z posiadaniem w Polsce nieruchomości, w szczególności nieruchomości przeznaczonych na najem oraz nieruchomości inwestycyjnych. Zakres pełnomocnictwa powinien więc obejmować zarówno podpisywanie umów najmu, dokonywanie czynności urzędowych oraz rozliczenia podatkowe.
Pełnomocnictwo do czynności ogólnego zarządu majątkiem wymaga zwykłej formy pisemnej. W celu wyeliminowania wątpliwości co do faktu udzielenia pełnomocnictwa można rozważyć jego udzielenie w formie aktu notarialnego lub z podpisem notarialnie poświadczonym.
Formalności związane z posiadaniem w Polsce majątku można więc z powodzeniem załatwiać na odległość. Zawieranie umów najmu, rozwiązywanie ich, windykowanie należności i rozliczanie się z urzędem skarbowym nie wymagają osobistej fatygi i obecności w kraju. Wszystkich tych czynności może bowiem za emigranta dokonać pełnomocnik.
Pełnomocnik do spraw podatkowych i administracyjnych w Polsce
Sprawy administracyjne w Polsce oraz sprawy podatkowe nie wymagają – zasadniczo – osobistego w nich udziału. Osoba mieszkająca zagranicą może bowiem ustanowić pełnomocnika w Polsce do prowadzenia takich spraw. Także więc i w tym zakresie – wszystkich formalności można dokonać na odległość.
Pełnomocnictwo do spraw podatkowych może być ogólne lub do prowadzenia określonej sprawy (np. złożenia deklaracji podatkowej lub rozliczenia danego podatku). Pełnomocnikiem może być radca prawny, adwokat lub doradca podatkowy, a także inne osoby fizyczne.
Podobnie pełnomocnictwo do spraw administracyjnych może być udzielone zarówno pełnomocnikom zawodowym (adwokat, radca prawny) jak również osobom fizycznym.
Pełnomocnictwa udzielane w sprawach podatkowych i administracyjnych wymagają formy pisemnej. Dodatkowym wymogiem dla pełnomocnictw podatkowych jest konieczność ich udzielenia na specjalnych, urzędowych formularzach.
Warto zwrócić uwagę, że pełnomocnik niezawodowy nie może poświadczyć odpisu udzielonego mu pełnomocnictwa. Oznacza to, że pełnomocnik taki będzie musiał złożyć do organu oryginał udzielonego mu pełnomocnictwa.
Niekiedy w danej sprawie administracyjnej lub podatkowej strona musi działać osobiście. Dotyczy to np. składania zeznań w danej sprawie. Tym niemniej, można złożyć wniosek o odebranie zeznań w danej sprawie przed polskim konsulem. Warunkiem jest posiadanie obywatelstwa polskiego, które powinno zostać udokumentowane bądź polskim dokumentem tożsamości, bądź też decyzją o potwierdzeniu obywatelstwa polskiego.
Pełnomocnik do spraw spadkowych
Przeprowadzenie sprawy spadkowej w Polsce nie wymaga osobistej obecności zainteresowanego. Takie czynności, jak przyjęcie lub odrzucenie spadku oraz dokonanie zapewnienia spadkowego mogą nastąpić przed konsulem. Najważniejsze więc formalności związane z nabyciem spadku w Polsce mogą być załatwione na odległość – w kraju rezydentury Polaka.
Jednocześnie, zagranicą można udzielić pełnomocnictwa polskiemu adwokatowi lub radcy prawnemu do przeprowadzenia postępowania o stwierdzenia nabycia spadku i złożenie deklaracji podatkowej.
Część spadków w Polsce jest nieopodatkowana pod warunkiem złożenia deklaracji podatkowej w odpowiednim terminie. Dotyczy to spadków po osobach najbliższych (np. rodzicach, rodzeństwie). Stąd też, zalecane jest powołanie pełnomocnika w Polsce do dokonania czynności związanych z nabyciem spadku oraz jednocześnie – złożeniem deklaracji podatkowej w odpowiednim terminie. Zaniechania lub błędy w tym zakresie mogą bowiem narazić spadkobiercę na konieczność uiszczenia niepotrzebnego podatku.
W przypadku braku powołania do spadku po osobach najbliższych w Polsce można zdalnie zasięgnąć konsultacji prawnej w zakresie przysługiwania prawa do zachowku. W przypadku posiadania prawa do zachowku po zmarłym w Polsce można na odległość ustanowić pełnomocnika do dochodzenia zachowku.
Formalności na odległość. Podsumowanie
Załatwianie różnych formalności na odległość stało się standardem postępowania. Spraw urzędowych nie można przy tym pozostawiać niezałatwionych. Zaleca się więc korzystanie z pomocy pełnomocników zawodowych (adwokatów, radców prawnych) dla załatwiania formalności w Polsce. Dzięki takiej współpracy, osoba mieszkająca zagranicą może wciąż dbać o swoje sprawy w Polsce i pomimo znacznej odległości – mieć nad nimi pełną kontrolę.
Link do artykułu na portalu Dziennik związkowy
Czytaj także:
